Was bedeutet Prozessoptimierung?
Ziel der Prozessoptimierung ist es, Arbeitsabläufe zu analysieren und dabei Schwachstellen aufzudecken, um anschließend die unterschiedlichen Arbeitsschritte zu optimieren.
In vielen Fällen gelingt das mithilfe von Digitalisierung und Automatisierung.
Ein Beispiel
Bei einem Unternehmen werden Kundendaten über die eigene Website erfasst und gelangen per E-Mail an eine/n Mitarbeiter/in. Diese Informationen werden weitergeleitet ein/e Kollege/in erfasst die Daten händisch in einem System. Anschließend erfolgt die Rechnungserstellung. Wiederum manuell und von einem/r Mitarbeiter/in.
Durch Prozessoptimierung können die Kundendaten automatisiert direkt ins System übermittelt werden und die Rechnung kann ebenso vollautomatisch erstellt werden.
Ergebnis: Es wird kein Personal für stupide Aufgaben benötigt. Die Mitarbeiter/innen können sich auf ihre wichtigen Tätigkeiten konzentrieren. Das reduziert Stress und Hektik.
Durch das Wegfallen der manuellen Datenerfassung verschwindet auch die Fehleranfälligkeit. Und der Prozess läuft in Echzeit ab – unabhängig von der Personal Verfügbarkeit und ohne Wartezeiten für den Kunden.
Das bedeutet: Zeit eingespart / Kosten gesenkt / Service verbessert
Konkret kann das beispielsweise bedeuten: 10 Stunden pro Woche eingespart / 1.000 EUR geringere Ausgaben / durchschnittliche Kundenzufriedenheit um 20% gesteigert.
Warum Prozessoptimierung?
Die Ziele der Prozessoptimierung sind abhängig vom jeweiligen Unternehmen. Konkrete Zielsetzungen sind oft:
- Steigerung der Qualität
- Senkung der variablen und/oder Fixkosten
- Beschleunigung von Prozessen
- Rentabilitäts- und Produktivitätssteigerung
Welche Ziele können es bei Ihrem Unternehmen sein?
Zeit einsparen
- Stupide Aufgaben automatisieren
- Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Themen
- Personal für anspruchsvolle Aufgaben einsetzen.
Kosten senken
- Teuere überflüssige Software ablösen
- Fixkosten und Personalaufwand reduzieren
- Eingespartes Budget sinnvoll einsetzen
Mehr Produktivität
- Ressourcen zielgerichteter nutzen
- Mehr Zeit für besseren Service
- Kontinuierlichen Verbesserungsprozess durch Datenauswertung
Wir unterstützen Sie bei Ihrer Prozessoptimierung
Gemeinsam analysieren wir Ihre Geschäftsprozessen und erklären Möglichkeiten zur Verbesserung.
Anschließend helfen wir Ihnen bei der Umsetzung der erarbeiteten Optimierungsmaßnahmen.
Analyse
- Wie ist der Prozess aufgebaut und welche einzelnen Schritte sind notwendig?
- Wer führt den Prozess aus und trägt die Verantwortung?
- Kann und wird eine Messung der Prozessleistung durchgeführt?
- Werden die Prozesse technologisch unterstütz? Wäre es möglich bzw. ist es gewünscht?
Beratung / Umsetzung / Schulung
Schwachstellen der Prozesse erkennen und Lösungen zur Optimierung finden.
Optimierung
Die Automatisierung übernimmt redundante Arbeiten und Teilschritte, so dass die Mitarbeiter*innen mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten haben. Durch Optimierung fallen Teilprozesse weg oder werden vereinfacht bzw. beschleunigt.
Gerne helfen wir in Form von Schulungen und begleiten so eine reibungslose Umsetzung. Wir nehmen Ihre Mitarbeiter mit ins Boot und vermitteln digitale Kompetenzen.
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Natürlich freuen wir uns auch über einen Anruf oder eine Rückruf Anfrage.
